Liquidación de la Nomina y contratos de trabajo

LIQUIDACIÓN DE LA NOMINA

LIQUIDACIÓN DE LA NOMINA

Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acordó,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle.

¿Cómo se liquida una nómina?

La nómina se debe liquidar según el periodo de pago adoptado por la empresa, generalmente mensual, y en cada periodo se deben liquidar todos los conceptos relacionados con la nómina, incluso aquellos que se pagan en un tiempo distinto, o que se pagan a terceros, caso en el cual se liquidan como provisiones como puede ser el caso de las cesantías o la prima de servicios.

Los conceptos a liquidar que son de general aplicación son los siguientes:

Salud, pensión, riesgos laborales, prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones, y si la empresa no está exenta de los aportes parafiscales, debe entonces liquidar los aportes al Sena, al ICBF, y todas deben liquidar los aportes a cajas de compensación familiar. 

Dependiendo de cada trabajador en particular hay que calcular otros conceptos a saber:

Auxilio de transporte, embargos, libranzas, cuotas de sindicatos, fondo de solidaridad pensional, primas extralegales, etc.

En cuanto a la parte remunerativa, se deben liquidar el salario como tal y sus componentes adicionales como comisiones, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos.

Lo primero que se determina es el ingreso del trabajador, y a partir de allí se liquidan los diferentes conceptos a que haya lugar según cada caso.

Es importante anotar que tratándose de prestaciones sociales, el auxilio de transporte se incluye para la liquidación de esos conceptos, pero para los otros conceptos como seguridad social y parafiscales, no se incluyen.

Clases de nómina: depende del objeto social de la empresa, puede tener nómina del personal administrativo, personal de ventas y del personal de fábrica. Los contratos de servicios personales no se pueden asimilar a contratos de trabajo y por consiguiente para incluirlos dentro de la nómina.

Criterios para elaborar la nómina: el personal responsable de elaborar la nómina de los trabajadores, debe tener en cuenta los siguientes elementos:

Ø   Los contratos de trabajo escritos.

Ø   Nombres y apellidos de los empleados o trabajadores tomados de las hojas de vida.

Ø   Cargo, según la última designación.

Ø   Días trabajados.

ØTrabajo suplementario en horas extras diurnas, nocturnas y trabajo en jornada nocturna.

ØTrabajado en días dominicales y festivos, los cuales se toman de las tarjetas de control de personal, o por relación de la oficina de personal.

Ø  Auxilio de transporte.

Ø  Gastos de representación permanentes.

Ø  Permisos no remunerados, licencias, sanciones.

Ø  Autorizaciones del empleado para descontar por nómina mensual tales como: cooperativas, sindicatos, juzgados, bancos, etcétera.

Ø  Definir la jornada de trabajo en el contrato de trabajo: diurna o nocturna.

Ø  Sueldo básico o asignación mensual.

Ø  Inscripción en empresas de seguridad social: salud EPS.

Ø  Inscripción en las administradoras de riesgos profesionales ARP.

Ø  Inscripción en las empresas administradoras de cesantías y/o pensiones.

Ø  Deducciones legales sobre la nómina: aportes del trabajador a la seguridad social, retención en la fuente.

Ø  Aportes patronales sobre la nómina, para la seguridad social: salud, riesgos profesionales y pensiones.

Ø  Aportes parafiscales del patrono para: Subsidio Familiar y SENA y el Instituto de Bienestar Familiar.

Ø  Apropiación del patrono para prestaciones sociales, Cesantías, intereses, primas de servicio y vacaciones.

DEVENGADO 

INGRESO GANADO

Es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, viáticos permanentes.

Los valores devengados de la nomina son:

·        Salario básico mensual, asignado en el contrato de trabajo.

·        El recargo nocturno si la jornada o parte de ella se cumple durante la noche.

·        Las horas extras diurnas y extras nocturnas.

·    Los días dominicales y festivos, como las horas extras diurnas y nocturnas en dominicales y festivos.

·  El auxilio de transporte, tiene la naturaleza de un auxilio económico con destinación específica y por mandato de la ley se debe incorporar al salario única y exclusivamente para efectos de liquidación de prestaciones.

·        Los viáticos de carácter permanente en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no es lo que tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. Los viáticos ocasionales no constituyen salario en ningún caso.

DEDUCCIONES

Son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valores se tienen los aportes a salud y pensión que le corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.

Son valores deducibles a la nomina:

v   Retención en la fuente, porque considera que todo ingreso es susceptible de producir renta en la persona que lo recibe, es sometido a una tabla, mediante procedimientos que el trabajador puede escoger, el cual depende de las características de su sueldo, así como de disminuir la base, en primer lugar los intereses pagados en la adquisición de la vivienda o  con los valores de salud y educación que haya pagado, el que más le convenga al trabajador. Una vez depurado el valor devengado se le descuenta como renta exenta el 25% y sobre el resultado se aplica la tabla.

v Aportes para la salud y pensiones, que se deben liquidar sobre el salario del trabajador de acuerdo a las tasas, para que sean pagados a las empresas prestadoras de los servicios de atención de salud, y a las administradoras de pensiones, para que el empleado vaya acumulando su ahorro en su vida laboral para que su retiro sea digno y tenga los medios de subsistencia.

v  Cooperativas, sindicatos, juzgados, contribuciones, etc.

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE TRABAJO

Un contrato de trabajo se liquida básicamente en los siguientes casos:

1. Finalización del tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a término fijo.

2. Retiro del trabajador por jubilación.

3. Terminación unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento. Aplica para contratos a término fijo y para indefinidos.

 Terminación del contrato de trabajo.

Al momento de liquidar el Contrato de trabajo  se deben liquidar las respectivas prestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos relacionados con los aportes parafiscales y de seguridad social.

Para comprender mejor el proceso de liquidación trabajaremos con un ejemplo el que contendrá valores hipotéticos.

Teniendo en cuenta que anualmente se deben liquidar todos los conceptos relacionados con la nómina, en el ejemplo supondremos la liquidación de una fracción de año.

Ejemplo:

La señora Andrea, vinculada mediante contrato de trabajo a término fijo con duración de 2 años, con un sueldo de $1.200.000 termina su contrato el 31 de octubre de 2013. A 31 de diciembre de 2014 se le liquidaron correctamente todos los conceptos de nomina correspondientes, por lo que solo se le deben liquidar los correspondientes al año 2013.

Desarrollo.

Días a liquidar: 01 de enero de 2013 a 31 de octubre de 2013= 300 días.

Prestaciones sociales.

Prima de servicios: (1.200.000*120)/360 = 400.000

Vacaciones: (1.200.000*300)/720 = 500.000

Cesantías: (1.200.000*300)/360 = 1.000.000

Intereses sobre cesantías. (1.000.000*300*.12)/360 = 100.000

Nota. La prima de servicios corresponde a la prima de diciembre, puesto que la de junio ya debió haberse pagado.

Aportes parafiscales.

Los aportes parafiscales se deben pagar mensualmente, por lo que solo es necesario calcular los del último mes.

Cajas de compensación familiar. 1.200.000*0.04 = 48.000

I.C.B.F. 1.200.000*0.03 = 36.000

Sena. 1.200.000*0.02 = 24.000

Seguridad social.

La seguridad social, igual que los Aportes parafiscales se deben pagar cada mes, por lo que se asume que en este caso solo de adeuda el ultimo mes.

Pensión. 1.200.000*0.12 = 144.000

Salud. 1.200.000*0.085 = 102.000

Nota.

1. Solo se ha calculado la parte que el corresponde al empleador, lo que le corresponde al empleado se le deduce de su salario.

Liquidación del contrato con indemnización.

Contrato a término fijo.

Ahora supongamos que el contrato vencía el 31 de diciembre (contrato a término fijo), pero la empleada fue despedida sin justa causa el 31 de octubre.

En este caso, como se trata de un contrato de a termino fijo, la indemnización corresponde al valor de los salarios faltantes para la terminación del contrato.

Despido del trabajador: 31 de octubre.

Fecha de vencimiento del contrato: 31 de diciembre.

Meses que faltan para finalizar el contrato: 2

Valor de la indemnización: 1.200.000*2 = 2.400.000

Contrato a término indefinido.

Suponiendo un contrato indefinido la indemnización en este caso será igual a:

1. Veinte (20) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.

2. Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continuo se le pagarán veinte (20) días adicionales de salario sobre los treinta (30) básicos del numeral 1º, por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción;

a). Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez (10) salarios mínimos mensuales legales:
Treinta (30) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.

b) Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a diez (10), salarios mínimos legales mensuales.

En nuestro supuesto, el contrato de Andrea se inició el 01 de enero de 2013, es decir, que a 31 de octubre llevaba 22 meses laborando.

La indemnización sería:

Se aplica el literal a por ganar menos de 10 salarios mínimos. Del literal a, se le aplica el numeral 2 por llevar más de un año laborando.

Entones, 30 días del numeral 1 + 17 días correspondientes al numeral 2 (Fracción de 10 meses). = 47 días.

Indemnización.(1.200.000/30)*47 = 1.880.000.

En términos generales, estos son los conceptos que se deben tener en cuenta en la liquidación de un contrato de trabajo. Las formulas aquí planteadas son validas para liquidaciones para cualquier tiempo laborado.

INTEGRANTES:

Edisson Andrés Umba Pinzón 
Leidy Viviana Urrego Goméz

GRACIAS