LIQUIDACIÓN DE LA NOMINA
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| LIQUIDACIÓN DE LA NOMINA |
Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acordó, la empresa debe
proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes
conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle.
¿Cómo se liquida una nómina?
La nómina se debe
liquidar según el periodo de pago adoptado por la empresa, generalmente
mensual, y en cada periodo se deben liquidar todos los conceptos relacionados
con la nómina, incluso aquellos que se pagan en un tiempo distinto, o que se
pagan a terceros, caso en el cual se liquidan como provisiones como puede ser
el caso de las cesantías o la prima de servicios.
Los
conceptos a liquidar que son de general aplicación son los siguientes:
Salud, pensión,
riesgos laborales, prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías,
vacaciones, y si la empresa no está exenta de los aportes parafiscales, debe
entonces liquidar los aportes al Sena, al ICBF, y todas deben liquidar los
aportes a cajas de compensación familiar.
Dependiendo de cada
trabajador en particular hay que calcular otros conceptos a saber:
Auxilio de transporte,
embargos, libranzas, cuotas de sindicatos, fondo de solidaridad pensional,
primas extralegales, etc.
En cuanto a la parte remunerativa, se deben
liquidar el salario como tal y sus componentes adicionales como comisiones, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos.
Lo primero
que se determina es el ingreso del trabajador, y a partir de
allí se liquidan los diferentes conceptos a que haya lugar según cada caso.
Es importante anotar que tratándose de prestaciones
sociales, el auxilio de transporte se incluye para la liquidación de esos
conceptos, pero para los otros conceptos como seguridad social y parafiscales, no
se incluyen.
Clases
de nómina: depende del objeto
social de la empresa, puede tener nómina del personal administrativo, personal
de ventas y del personal de fábrica. Los contratos de servicios personales no
se pueden asimilar a contratos de trabajo y por consiguiente para incluirlos
dentro de la nómina.
Criterios para elaborar la nómina: el personal
responsable de elaborar la nómina de los trabajadores,
debe tener en cuenta los siguientes elementos:
Ø Los contratos de trabajo escritos.
Ø Nombres y apellidos de los empleados o trabajadores
tomados de las hojas de vida.
Ø Cargo, según la última designación.
Ø Días trabajados.
ØTrabajo suplementario en horas extras diurnas,
nocturnas y trabajo en jornada nocturna.
ØTrabajado en días dominicales y festivos, los
cuales se toman de las tarjetas de control de personal, o por relación de la
oficina de personal.
Ø Auxilio de transporte.
Ø Gastos de representación permanentes.
Ø Permisos no remunerados, licencias, sanciones.
Ø Autorizaciones del empleado para descontar por
nómina mensual tales como: cooperativas, sindicatos, juzgados, bancos,
etcétera.
Ø Definir la jornada de trabajo en el contrato de
trabajo: diurna o nocturna.
Ø Sueldo básico o asignación mensual.
Ø Inscripción en empresas de seguridad social: salud
EPS.
Ø Inscripción en las administradoras de riesgos
profesionales ARP.
Ø Inscripción en las empresas administradoras de
cesantías y/o pensiones.
Ø Deducciones legales sobre
la nómina: aportes del trabajador a la seguridad social, retención en la
fuente.
Ø Aportes patronales sobre la nómina, para la
seguridad social: salud, riesgos profesionales y pensiones.
Ø Aportes parafiscales del
patrono para: Subsidio Familiar y SENA y el Instituto de Bienestar Familiar.
Ø Apropiación del patrono para prestaciones sociales,
Cesantías, intereses, primas de servicio y vacaciones.
DEVENGADO
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| INGRESO GANADO |
Es el
valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena.
Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos
y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, viáticos
permanentes.
Los valores devengados de la nomina son:
·
Salario básico mensual,
asignado en el contrato de trabajo.
·
El recargo nocturno si la
jornada o parte de ella se cumple durante la noche.
·
Las horas extras diurnas
y extras nocturnas.
· Los días dominicales y
festivos, como las horas extras diurnas y nocturnas en dominicales y festivos.
· El auxilio de transporte,
tiene la naturaleza de un auxilio económico con destinación específica y por
mandato de la ley se debe incorporar al salario única y exclusivamente para efectos de
liquidación de prestaciones.
·
Los viáticos de carácter
permanente en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención
y alojamiento; pero no es lo que tenga por finalidad proporcionar los medios de
transporte o los gastos de representación. Los viáticos ocasionales no constituyen
salario en ningún caso.
DEDUCCIONES
Son
los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valores
se tienen los aportes a salud y pensión que le corresponden al empleado. Las
libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere
el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro
descuento autorizado por el empleado.
Son valores deducibles a la nomina:
v Retención
en la fuente, porque considera que todo ingreso es susceptible de producir
renta en la persona que lo recibe, es sometido a una tabla, mediante
procedimientos que el trabajador puede escoger, el cual depende de las
características de su sueldo, así como de disminuir la base, en primer lugar
los intereses pagados en la adquisición de la vivienda o con
los valores de salud y educación que haya pagado, el que más le convenga al
trabajador. Una vez depurado el valor devengado se le descuenta como renta
exenta el 25% y sobre el resultado se aplica la tabla.
v Aportes
para la salud y pensiones, que se deben liquidar sobre el salario del
trabajador de acuerdo a las tasas, para que sean pagados a las empresas
prestadoras de los servicios de atención de salud, y a las administradoras de
pensiones, para que el empleado vaya acumulando su ahorro en su vida laboral
para que su retiro sea digno y tenga los medios de subsistencia.
v Cooperativas,
sindicatos, juzgados, contribuciones, etc.
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS DE TRABAJO
Un contrato
de trabajo se liquida básicamente en los siguientes
casos:
1. Finalización del tiempo pactado en el caso de los contratos de trabajo a
término fijo.
2. Retiro del trabajador por jubilación.
3. Terminación unilateral por cualquiera de las partes en cualquier momento. Aplica para contratos a término fijo y para indefinidos.
Terminación del contrato de trabajo.
Al
momento de liquidar el Contrato de trabajo se deben liquidar las
respectivas prestaciones sociales, al igual que pagar todos conceptos
relacionados con los aportes parafiscales y de seguridad social.
Para
comprender mejor el proceso de liquidación trabajaremos con un ejemplo el que
contendrá valores hipotéticos.
Teniendo
en cuenta que anualmente se deben liquidar todos los conceptos relacionados con
la nómina, en el ejemplo supondremos la
liquidación de una fracción de año.
Ejemplo:
La
señora Andrea, vinculada mediante contrato de trabajo a término fijo con
duración de 2 años, con un sueldo de $1.200.000 termina su contrato el 31 de
octubre de 2013. A 31 de diciembre de 2014 se le liquidaron correctamente todos
los conceptos de nomina correspondientes, por lo que solo se le deben liquidar
los correspondientes al año 2013.
Desarrollo.
Días
a liquidar: 01 de enero de 2013 a 31 de octubre de 2013= 300 días.
Prestaciones
sociales.
Prima
de servicios: (1.200.000*120)/360 = 400.000
Vacaciones: (1.200.000*300)/720 = 500.000
Cesantías: (1.200.000*300)/360 = 1.000.000
Intereses sobre cesantías. (1.000.000*300*.12)/360 = 100.000
Nota. La
prima de servicios corresponde a la prima de diciembre, puesto que la de junio
ya debió haberse pagado.
Aportes
parafiscales.
Los
aportes parafiscales se deben pagar mensualmente, por lo que solo es necesario
calcular los del último mes.
Cajas
de compensación familiar. 1.200.000*0.04 = 48.000
I.C.B.F. 1.200.000*0.03 = 36.000
Sena. 1.200.000*0.02 = 24.000
Seguridad
social.
La
seguridad social, igual que los Aportes parafiscales se deben pagar cada mes,
por lo que se asume que en este caso solo de adeuda el ultimo mes.
Pensión.
1.200.000*0.12 = 144.000
Salud. 1.200.000*0.085 = 102.000
Nota.
1. Solo se ha calculado la parte que el corresponde al empleador, lo que le
corresponde al empleado se le deduce de su salario.
Liquidación
del contrato con indemnización.
Contrato
a término fijo.
Ahora
supongamos que el contrato vencía el 31 de diciembre (contrato a término fijo),
pero la empleada fue despedida sin justa causa el 31 de octubre.
En
este caso, como se trata de un contrato de a termino fijo, la indemnización
corresponde al valor de los salarios faltantes para la terminación del
contrato.
Despido
del trabajador: 31 de octubre.
Fecha de vencimiento del contrato: 31 de diciembre.
Meses que faltan para finalizar el contrato: 2
Valor de la indemnización: 1.200.000*2 = 2.400.000
Contrato a término indefinido.
Suponiendo
un contrato
indefinido la indemnización en este caso será igual a:
1. Veinte (20) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.
2. Si el trabajador tuviere más de un (1) año de servicio continuo se le pagarán veinte (20) días adicionales de salario sobre los treinta (30) básicos del numeral 1º, por cada uno de los años de servicio subsiguientes al primero y proporcionalmente por fracción;
a). Para trabajadores que devenguen un salario inferior a diez (10) salarios mínimos mensuales legales:
Treinta (30) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.
Treinta (30) días de salario cuando el trabajador tuviere un tiempo de servicio no mayor de un (1) año.
b) Para trabajadores que devenguen un salario igual o superior a diez (10), salarios mínimos legales mensuales.
En
nuestro supuesto, el contrato de Andrea se inició el 01 de enero de 2013, es
decir, que a 31 de octubre llevaba 22 meses laborando.
La indemnización sería:
Se
aplica el literal a por ganar menos de 10 salarios mínimos. Del literal a, se
le aplica el numeral 2 por llevar más de un año laborando.
Entones,
30 días del numeral 1 + 17 días correspondientes al numeral 2 (Fracción de 10
meses). = 47 días.
Indemnización.(1.200.000/30)*47
= 1.880.000.
En
términos generales, estos son los conceptos que se deben tener en cuenta en la
liquidación de un contrato de trabajo. Las formulas aquí planteadas son validas
para liquidaciones para cualquier tiempo laborado.
INTEGRANTES:
Edisson Andrés Umba Pinzón
Leidy Viviana Urrego Goméz
GRACIAS
